En arbejdsgang kan gå i stå, når medarbejdere skal flytte oplysninger mellem systemer, følge op manuelt eller vente på teknisk hjælp. Hvad er outsourcing i sådan en situation? Det er en aftale om, at en ekstern leverandør udfører eller understøtter bestemte opgaver, mens virksomheden selv fastlægger mål, rammer og ansvar.

Ved digitalisering af arbejdsprocesser kan hjælpen handle om én arbejdsgang eller en hel funktion. Ved støtte til en arbejdsgang beholder virksomheden typisk ansvaret for processen, mens leverandøren bidrager med teknik, drift eller support. Ved outsourcing af en hel funktion overlades en større del af den løbende opgave til leverandøren.

Det afgørende er ikke kun, hvem der udfører arbejdet. Det handler også om, hvem der træffer beslutninger, håndterer fejl og sikrer, at løsningen følger virksomhedens behov. BizPerformer beskriver outsourcing og beslægtede ydelser på ordbogssiden om outsourcing.

Hvilken del af arbejdsprocessen skal have hjælp?

Beskriv arbejdsgangen, som den fungerer i dag. Notér, hvilke oplysninger der kommer ind, hvem der behandler dem, hvilke systemer der bruges, og hvor arbejdet typisk går i stå. Det viser forskellen mellem selve forretningsopgaven og den tekniske støtte omkring den.

En virksomhed kan have brug for hjælp til brugeradministration, support, platformhosting eller den daglige drift. Det er forskellige opgaver. Brugeradministration drejer sig om adgang og brugerforhold, mens hosting og drift handler om platformens tekniske rammer og løbende funktion. Support hjælper medarbejdere med spørgsmål og fejl.

Beskriv skriftligt, hvad leverandøren skal udføre, hvilke oplysninger der kræves, og hvad virksomheden selv skal levere. Skriv også, hvordan en opgave meldes ind, hvem der følger den til dørs, og hvordan ændringer i arbejdsgangen håndteres. Det forebygger, at opgaver falder mellem to stole.

Outsourcing af en hel funktion kræver typisk bredere aftaler om bemanding, kvalitet, systemadgang og løbende ledelse. Hjælp til en enkelt arbejdsgang kan afgrænses til en bestemt del af processen. Hvad er outsourcing i praksis? Det afhænger af, hvor meget ansvar og udførelse virksomheden ønsker at lægge uden for huset.

Vurdér, om behovet er stabilt og velbeskrevet. Hvis opgaven ændrer sig ofte, bør aftalen give plads til justeringer og løbende sparring. Hvis opgaven er ensartet, kan tydelige procedurer og faste ansvarsgrænser fylde mere. I begge tilfælde skal det fremgå, hvem der ejer processen, og hvem der løser de enkelte opgaver.

Hvilket ansvar skal blive internt?

Selv med ekstern hjælp bør virksomheden beholde ansvaret for sine forretningsmæssige valg. Det gælder blandt andet, hvilke arbejdsgange der skal prioriteres, hvilke oplysninger der må bruges, og hvilke krav løsningen skal opfylde. Leverandøren kan stå for den tekniske udførelse, men virksomheden skal kunne forklare formålet og følge op på resultatet.

Lav en enkel ansvarsfordeling med tydeligt beskrevne roller. Angiv, hvem der godkender adgang, modtager fejlmeldinger, beslutter ændringer og kontrollerer dokumentationen. Aftal også, hvordan parterne håndterer nedbrud eller manglende adgang. Det gør samarbejdet mere styrbart, især når driftsopgaver kører løbende.

Compliance betyder, at virksomhedens arbejdsgange og håndtering af oplysninger følger relevante krav og interne regler. Det er ikke en teknisk funktion, man kan købe og lægge fra sig: Ansvaret for virksomhedens efterlevelse bliver hos virksomheden. En ekstern partner kan dog bidrage med dokumentation, teknisk støtte og faste arbejdsgange, der synliggør kravene i den daglige drift.

NIS2 er et regelsæt med krav til cybersikkerhed for omfattede virksomheder og organisationer. Når NIS2 gælder, bør virksomheden undersøge, hvordan leverandører, systemadgang, hændelser og dokumentation indgår i sikkerhedsarbejdet. Bed om en tydelig beskrivelse af, hvem der registrerer hændelser, hvem der informerer virksomheden, og hvordan ændringer i platformen dokumenteres. En outsourcingaftale opfylder ikke i sig selv kravene.

En teknologipartner kan bidrage med drift og overvågning 24/7, support og sparring. BizPerformer tilbyder disse ydelser samt brugeradministration og platformhosting. Dermed kan tekniske opgaver samles hos en leverandør, mens virksomheden fortsat fastlægger adgangspolitik, sikkerhedskrav og forretningsmæssige prioriteter.

Hvordan skal løsningen støtte forretningen?

En digital løsning bør tage udgangspunkt i arbejdets formål, ikke i en bestemt teknologi. Beskriv, hvad medarbejderne skal kunne gennemføre, hvilke oplysninger der skal følge med, og hvilke kontroller processen kræver. Vurdér derefter, om arbejdsgangen bør digitaliseres, automatiseres eller fortsat kræve menneskelig behandling.

RPA er en teknologi, der kan automatisere gentagne handlinger med faste regler på tværs af digitale systemer. Den kan være nyttig, når opgaven følger faste regler og bygger på strukturerede oplysninger. Hvis der ofte opstår undtagelser, eller beslutninger kræver faglig vurdering, bør automatiseringen have tydelige stopregler og en klar vej til menneskelig behandling.

AI kan indgå, når processen kræver behandling af tekst, mønstre eller indhold, som ikke altid følger samme skabelon. Det betyder ikke automatisk, at arbejdsgangen egner sig til automatisering. Vurdér datakvalitet, kontrolbehov, adgangsrettigheder og følgerne af fejl. Aftal, hvilke beslutninger teknologien må støtte, og hvilke medarbejderne fortsat skal træffe.

BizPerformer tilbyder digitalisering af arbejdsprocesser med og uden AI samt AI-rådgivning, teknologirådgivning og IT-konsulentydelser. Virksomheden bygger løsninger i faser og afstemmer dem med forretningen fra start. En faseopdelt tilgang gør det muligt at gennemgå en afgrænset del af processen, kontrollere arbejdsgangen og justere den, inden næste del udvikles.

Bed om en beskrivelse af, hvad hver fase skal levere, hvordan brugerne inddrages, og hvilke tegn der viser, at arbejdsgangen fungerer efter hensigten. Det kan for eksempel være færre manuelle overleveringer, tydeligere status eller mere ensartet registrering. Vælg mål, som medarbejderne kan se i deres daglige arbejde, frem for brede løfter om effektivitet. En beskrivelse af, hvordan BizPerformer bygger løsninger i faser og afstemmer dem med virksomhedens forretning fra start, findes på bizperformer.com.

Platformhosting og overvågning kan indgå i et løbende samarbejde efter udviklingen. Aftalen bør forklare, hvem der vedligeholder platformen, hvordan support kontaktes, og hvordan ændringer vurderes. BizPerformer har platformene BizPerformer Cloud og InfoBridge. InfoBridge tilbyder dokumentation og compliance for virksomheder med høje krav, og BizPerformer tilbyder også support og sparring.

En beslutningsguide til ekstern hjælp

Hvad er outsourcing, når virksomheden vil digitalisere en arbejdsproces? Det er en måde at dele udførelsen og den tekniske støtte med en ekstern part uden at slippe virksomhedens ansvar for mål, krav og kontrol. En aftale giver mening, når behovet kan beskrives, rollerne fordeles, og samarbejdet følges op.

Gennemgå arbejdsgangen fra start til slut. Markér manuelle overleveringer, gentagne indtastninger, ventetid og tekniske afhængigheder. Vurdér derefter, om behovet gælder en enkelt opgave, en teknisk funktion eller en større samlet funktion. En tydelig afgrænsning viser, hvad leverancen omfatter, og giver jer mulighed for at kontrollere, om arbejdet bliver udført som aftalt.

Undersøg, om virksomheden har interne roller til at eje processen og træffe beslutninger. Hvis ingen internt kan godkende ændringer, håndtere adgang eller vurdere fejl, bør ansvarsfordelingen være på plads, før driften flyttes ud. Ekstern support kan hjælpe med udførelsen, men kan ikke erstatte virksomhedens kendskab til egne krav og prioriteter.

Aftalen bør beskrive samarbejdets praktiske rammer: kontaktveje, dokumentation, adgangsstyring, håndtering af fejl og ændringer samt opfølgning. Ved compliance- eller NIS2-krav skal ansvaret for dokumentation og sikkerhedsarbejde også stå tydeligt. Bed om en beskrivelse af, hvordan leverandøren understøtter virksomhedens egne kontroller, og hvordan virksomheden får indsigt i driften.

Ekstern hjælp er værd at undersøge, når en arbejdsproces er velbeskrevet, tekniske opgaver fylder i hverdagen, eller virksomheden mangler støtte til udvikling og drift. Hvis processen stadig er uklar, bør arbejdet først handle om at forstå den og fastlægge ansvar. Så bliver outsourcing et samarbejde om en bestemt opgave frem for en uklar overdragelse af virksomhedens ansvar.

BizPerformer tilbyder også AI-workshop for ledelsen og udviklingsydelser gennem Din udviklingsafdeling. Det kan bruges til at undersøge, hvilke dele af en arbejdsgang der egner sig til digital støtte, og hvilke der fortsat kræver medarbejdernes vurdering. Aftal tydeligt, hvilke leverancer og ansvarsområder samarbejdet omfatter.