Fakturaen er sendt. Men hvad skal der til, før modtageren kan behandle den? Oplysningerne skal lande det rigtige sted og være sat op, så økonomisystemet kan læse dem. E-faktura gør udvekslingen mere struktureret: I stedet for blot at ligge som en fil i indbakken kan fakturaen indgå direkte i virksomhedens arbejdsgang. Mere information finder du på denne side.

Det handler altså ikke bare om at sende noget digitalt. Afsenderens system skal overføre oplysninger i et format, som modtagerens løsning kan læse og bruge. Så bliver fakturaen et fælles arbejdssprog mellem leverandør, kunde og økonomifunktion. Den konkrete fordel er, at medarbejderne ofte slipper for at taste de samme oplysninger ind igen.

Betalingen begynder med en godkendelse

Før en faktura kan betales, skal den som regel kontrolleres og godkendes. Medarbejderen skal kunne se, hvad der er købt, hvem der bestilte det, og om beløbet passer med aftalen. Når oplysningerne er strukturerede, er det lettere for økonomifunktionen at sende fakturaen videre til den rette person.

Forestil dig, at en medarbejder får en E-faktura fra en leverandør. Hun tjekker beløb, fakturadato og bestiller, før hun godkender den. Hvis det ikke fremgår tydeligt, hvem der bestilte varen eller ydelsen, må hun måske lede i gamle mails eller spørge en kollega. Så kan en lille afklaring forsinke en betaling, der ellers burde være ligetil. Efter min mening er tydelig information om bestilleren noget af det mest undervurderede i fakturaarbejdet.

Godkendelse er mere end et hurtigt blik på totalen. Virksomheden bør også kontrollere, at fakturaen passer til den rigtige ordre eller leverance, og at modtageroplysningerne er korrekte. En fast kontrolrutine gør det lettere at opdage fejl, før de ender i bogføringen eller fører til en forkert betaling.

Fra bogføring tilbage til modtagelsen

Når fakturaen er godkendt, kan oplysningerne bruges i bogføringen og klargøres til betaling. Ved strukturerede data kan økonomisystemet ofte overføre relevante felter automatisk, så medarbejderen ikke skal indtaste dem fra bunden. Det gør processen mere sammenhængende, men fjerner ikke behovet for at kontrollere, at oplysningerne stemmer.

En mindre leverandør kan for eksempel sende en faktura, som kunden kan behandle direkte i sit økonomisystem. Det giver modtageren et bedre udgangspunkt for at knytte fakturaen til den rigtige konto eller bestilling. Gevinsten er enkel: færre manuelle trin og et tydeligere spor fra modtagelse til betaling.

Ved modtagelsen bør virksomheden aftale, hvem der tager imod fakturaerne, og hvordan de sendes videre til godkendelse. Hvis alt lander hos én medarbejder uden en klar rutine, kan selv et letlæseligt format ende i en bunke. En enkel arbejdsgang gør ofte mere gavn end en avanceret løsning, som ingen helt ved, hvordan de skal bruge.

Fil i en mail eller faktura med struktur?

En faktura vedhæftet en mail er digital, men oplysningerne kan ikke nødvendigvis behandles direkte af modtagerens økonomisystem. En medarbejder skal måske åbne filen, aflæse felterne og taste dem ind. En struktureret faktura sender derimod oplysningerne i et format, som systemet kan genkende.

Tænk på forskellen mellem en adresse skrevet i en sætning og en adresse opdelt i felter for vejnavn, postnummer og by. Et menneske kan læse begge dele, men de opdelte felter er lettere for et system at sortere og bruge. Det lyder måske ikke spændende, men det kan gøre arbejdsgangen mere forudsigelig. Systemer er trods alt ikke kendt for at gætte sig til, hvad vi mener.

En virksomhed, der hidtil har sendt fakturaer som vedhæftede filer, kan skifte til et format, som kundens system kan behandle. Det kræver, at afsenderen har styr på fakturaoplysningerne og den tekniske afsendelse. Modtageren skal samtidig sikre, at løsningen kan tage imod fakturaen og sende den videre uden unødige stop.

Kontrollér oplysningerne, før I går i gang

Før virksomheden ændrer sin fakturaproces, bør den gennemgå, hvilke oplysninger der skal med, og hvem der har ansvar for dem. Aftal også, hvordan fejl rettes, og hvem medarbejderne kontakter, hvis en faktura ikke kan behandles. Den slags små aftaler kan spare mange afbrydelser senere.

Brug denne korte tjekliste til at få samtalen i gang:

  • Stemmer kundens og leverandørens oplysninger med aftalen?
  • Er fakturadato, beløb, bestiller og eventuelle ordreoplysninger tydelige?
  • Ved medarbejderne, hvem der modtager, kontrollerer og godkender fakturaerne?
  • Kan økonomisystemet behandle formatet, og hvad gør I, hvis der opstår en fejl?

Hvis virksomheden ønsker en enkel introduktion til begrebet, kan den læse forklaringen på E-faktura. Brug den som afsæt til at tale om jeres egen arbejdsgang, ikke som erstatning for at afprøve den. Den bedste løsning er den, medarbejderne rent faktisk kan følge på en travl dag.

Begynd med at følge én faktura hele vejen: fra afsendelse gennem modtagelse og godkendelse til bogføring og betaling. Hvor opstår spørgsmålene? Hvilke oplysninger mangler? Når virksomheden har svarene, bliver det lettere at få økonomi, kunder og leverandører til at tale samme arbejdssprog.

I behøver ikke ændre alle processer på én gang. Vælg en konkret type faktura, fordel ansvaret, og prøv forløbet sammen med de medarbejdere, der bruger det til daglig. Så får I et realistisk billede af, hvor oplysningerne flyder godt, og hvor der stadig er brug for manuel kontrol. På den måde bliver digital fakturering en del af arbejdet – ikke bare endnu et system ved siden af.

Se mere hos nordflow.io.